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GTD(Getting Things Done)式タスク管理法!頭の中を見える化しよう!

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作成日
2022/09/19
オススメ度
👍👍👍
ひと言メモ
Notionのタスク管理する上で知っておくといい考え方。GTD活用している方多い~

「GTD」をご存じでしょうか?
GTDとは「Getting Things Done」という意味のタスク管理手法のことで、仕事の効率を上げるためにどのようにタスク管理すべきか、1つのやり方を示したものです。
GTDはアメリカの経営コンサルタント、デビッド・アレン氏(David Allen)によって提唱されました。 デビッド・アレンの著書は世界30カ国以上で翻訳されており、GTDは世界的に有名な仕事術であると言えます。
目次

GTD=「Getting Things Done」=タスク管理術とは

GTDは「Getting Things Done」の頭文字を取った略語で、「Getting Things Done」とは「物事を成し遂げる」と訳すことができます。 物事、つまり「タスク」「ToDo」「業務」を完了させる具体的な方法が、GTDなのです。
そのGTDを実践することで、どのような状況においても心に余裕をもって効率的に仕事を進められるからこそ、GTDが世界的に有名な仕事術として支持されています。
例えば複数のプロジェクトに関わるようになると、「アレもコレも」と抱えているタスクのことが気になって、頭が一杯になってしまうことがありませんか? それがいつの間にか自分で意識していなくてもストレスになってしまい、結局どれも手つかずのまま、業務が捗らずにタスクが減らずに時間だけが過ぎていく・・・。
こんな状況に陥った経験がある方もいらっしゃるのではないでしょうか。
GTDを実行することで、こうした「アレもコレも」と考えるうちに抱えてしまうストレスを減らすことができるメリットがあります。
例えば、フラッとスーパーに行っていろいろ商品を見ながら「冷蔵庫に○○が残っていた」「鶏肉が安いから鶏肉中心のメニューで」と考えながら買物をするのも楽しいものです。 けれど「今晩はカレーにする」と決めてから行った方が、効率的に買い物を済ませることができるようになります。
ちょっと強引にGTDを説明するとしたら、スーパーに行く(業務を始める)前に、「今晩はカレーにする」と(取り掛かるタスクを)決めておくことです。 「冷蔵庫に○○が残っていた」「鶏肉が安い」「カレーが食べたい」といった気になることを事前に洗い出して、その中から今すぐに取り掛かるべきことを判断するやり方がGTDと言えます。
タスク・プロジェクト管理をシンプルにわかりやすく
Jootoはカンバン方式のタスク・プロジェクト管理ツールです。 直感的に使えるレイアウト、親しみやすいシンプルなデザインが特徴です。

GTDは生産性向上メソッド

そもそも業務の生産性を低下させる要因とは

GTDでは生産性を低下させる要因として、以下の3つを挙げています。
・情報のオーバーフロー 次々に追加される業務や情報に、処理が追い付かず、オーバーフローを起こしている状態。
・初動の遅れ 業務を行う際、「何をどうすれば良いか」を実行段階になって考え始めるため、初動が遅れている状態。
・集中の欠如 目の前のタスクに集中できず、無意識に他のタスクやToDoについて思いを巡らせている状態。
GTDは、これらの状態を以下のフローで解決するメソッドです。

生産性の低下要因を解決するためには

1.頭の中にある気になっていることを全て書き出す タスクやToDoを洗い出し、頭の中に留めず全て書き出す。
2.その気になっているコトを分類分けし、次のアクション(具体的な行動)をいつ起こすのかを決める 実行段階ではなく、タスクやToDoの発生段階で、その業務の初手とゴールのイメージを付ける。
3.そのアクションを信頼できるシステムで管理し、定期的に見直すこと ToDoリストやメモアプリ、カレンダーやスケジュール帳、ITツールなどインボックス(inbox)を作っておくこと。(inbox=覚書など、タスクを一時的に保管する場所) このinboxからToDoリストへの繋げるなど、一連のしくみを整える。
これらのフローを具体化したものが、GTDの5つのステップです。 5つのステップを繰り返すことで、今やるべきことを選択し、目の前のタスクやToDoに集中することができるのです。

GTDのメリットとは

GTD5つのステップの前に、まずはGTDを実行することで得られるメリットを見ていきましょう。

精神的ストレスの減少

デビット・アレン氏によると、GDTが目指すゴールは「あらゆるレベルで全てのことをコントロールできている完璧な状態」と言います。 (引用:はじめてのGTDストレスフリーの整理術)
このマインドフルな状態を実現することがGTDであり、GTDを実践するとストレスから解放され、やるべき作業に集中できるでしょう。

ビジネスからプライベートまでタスクの一元管理

ビジネスパーソンならば、ビジネス上のタスク管理には率先して取り組んでいることと思います。
しかし同水準で自身のプライベートタスクまで管理することは難しいのではないでしょうか。 GTDはあらゆるタスクにおいて、一元管理が可能となります。
ビジネスからプライベートまで全てのタスクを網羅し、頭と心を整理することができるのがGTDなのです。

生産性の最大化

GTDは頭の中から「気になること」を追い出す習慣を作り、シーン毎に取るべき最善策を選択できるという仕事術です。 つまり最善の行動を実現させるための、タスク管理を行えるということなのです。
GTDを実践することで、集中力と行動力を掛け合わせ、生産性の最大化に導くことができます。
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GTDの5ステップ

いよいよGTDの流れをご紹介しましょう。
GTD Japanの公式サイトによると、GTDは以下のフローに分けられます。・把握する・見極める・整理する・更新する・選択する
簡単にそれぞれのステップを説明していきましょう。

ステップ1:把握する

まずは頭の中で「やらないと」と感じていることを、収集・把握するところからです。 プライベートなこと/ビジネス上のこと、大きなタスク/小さなタスク、完了したこと/作業中のこと/未着手のこと、どれもすべて書き出せるだけ書き出してください。
この収集・把握プロセスで欠かせないのが、トリガーリスト。 トリガーリストとは、頭に混在する気になることを想起させる質問集のことです。
トリガーリストには様々な質問パターンがありますが、例えば下記のように一連の流れでタスクを思い出すことができる質問集になっています。 ・現在抱えているプロジェクトにはどんなものがありますか? ・現在の仕事の目標は何ですか? ・将来行うべきプロジェクトにはどのようなものがありますか? ・机の上に何がありますか? ・机の引き出しの中には何が入っていますか? 引用:二見書房「ストレスフリーの整理術」 デビッドアレン著 田口元監訳
GTDのテクニックとして挙げられるのが、達成すべき目標・価値観などからタスクに落とし込むトップダウン型手法と、周辺を物理的に整理整頓しながら拾い上げるボトムアップ型手法とがあり、両者の視点からリストを作ることで、網羅的にタスクをファイリングすることができるのです。
収集できたら、片っ端から書き出し「把握する」ことがステップ1です。

ステップ2:見極める

続いて、書き出したタスクを「見極める」ステップです。
後回しにできるタスクは保留とし、別リストにまとめておきます。 2分以内に処理できるタスクは、その場で処理しリストから削除してしまいましょう。

ステップ3:整理する

取り掛かるべきタスクを「見極める」ことができたら、次に「整理する」のがGTDのやり方です。
パソコンで資料を作るタスク、メール/電話で連絡する必要があるタスク、複数のタスクが関係する大型のプロジェクトなど、片っ端から書き出したタスクを分類し整理していきます。 次に起こすべきアクションも確実に決めましょう。

ステップ4:更新する

そしてその分類したタスクを、最新の状態に常に見直し更新することが必要です。

ステップ5:選択する

ここまで終わったら、使える時間や優先順位や納期などを踏まえて、これから着手すべきタスクを「選択する」ことになります。
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GTDツールとしてのタスク管理アプリ「Jooto」活用例

それでは実際に、こうした流れに沿ってGTDを実行してやり方を確認していきましょう。実践ツールとして、弊社プロジェクト・タスク管理アプリ「Jooto」を使います。

Jootoとは

Jootoはクラウド型のプロジェクト・タスク管理ツールです。
カンバン方式やガントチャート方式を用い、タスク内容を入力したタスクカードをドラック&ドロップしながら、誰もが直感的にタスク管理やプロジェクト進捗を管理することができるツールです。
タスク管理に必要なマルチ機能がJootoには揃っています。 タスクは優先順位や指示待ち、担当者といったカテゴリー別に分類でき、例えばタスク締切日や、ラベルを用いてタスクの緊急度を可視化し、リマインダー設定により、タスクの遅延を予防します。
今回GTD用に、Jootoで新規プロジェクトボードを作成し、必要になりそうなリストを作成しました。 各リストの使い方は次のとおりです。
・ToDoリスト:書き出したタスクを置いておく場所 ・今日やる:「選択する」で選んだタスクを置く場所 ・メール/電話する:メールや電話で連絡するタスクを置いておく場所 ・PCで作業する:PCでの作業が必要なタスクを置く場所 ・外出して作業する:外に出て処理する必要があるタスクを置いておく場所 ・プロジェクト:複数のタスクが連動する案件を置く場所の置き場 ・連絡待ち:相手からの連絡を待っていればいいタスクを入れる場所 ・近いうちにやる:近いうち(来週中)にはやらないといけないタスクを納期をセットした上で置く場所 ・いつかやる:すぐにやらなくていいタスクを移動させる場所
GTDツールとして「Jooto」を利用することで、こうした分類を一目で確認できます。 タスクの追加・移動を直感的に行うことができ、機能的です。
では早速このルールに則って、GTDを実行しましょう。

まずは「把握する」

ちょうど筆者の脳内にあるタスクを、「把握する」ために洗い出してみました。
1:購入した中古車の受け取り 2:通販サイトの代引き受け取り―再配達の依頼 3:引っ越し後の飼い犬の住所変更・犬鑑札の手続き 4:○○君との飲み会セッティング 5:原稿作成:P社○○○○ 6:原稿作成:P社△△△△ 7:原稿編集:M社○○○○ 8:資料作成:J社○○○○ 9:資料作成:J社△△△△ 10:△△さんとの打ち合わせ調整 11:税理士と打ち合わせ調整 12:領収書の入力作業について連絡 13:請求書送付:T社宛 14:Webサイトのマスタ作成 15:Webサイトのデータ移行作業ディレクション 16:Webサイトの○○への取材依頼 17:打ち合わせ事前連絡:A社・Mさんからのメール待ち
こうしたタスクを、「Jooto」のToDoリストに登録していきます。

書き出したタスクを「見極め」「整理する」

実行しやすい状態に分類していきます。
登録したタスクの「見極める」「整理する」を同時に実行しました。
このうち「2:通販サイトの代引き受け取り―再配達の依頼」は2分以内で対応可能だったため、電話して手配を済ませました。
「1:購入した中古車の受け取り」は中古車ディーラーからの納品日時の連絡待ち、「17:打ち合わせ事前連絡:A社・Mさんからのメール待ち」はメールをもらってから連絡するタスクだったので[連絡待ち]リストに移動させました。
この他のタスクについては、次のように処理しました。 「10:△△さんとの打ち合わせ調整」 「11:税理士と打ち合わせ調整」 「12:領収書の入力作業について連絡」
⇒ [メール/電話する]リストへ移動
「5:原稿作成:P社○○○○」 「6:原稿作成:P社△△△△」 「7:原稿編集:M社○○○○」 「8:資料作成:J社○○○○」 「9:資料作成:J社△△△△」 「14:Webサイトのマスタ作成」
⇒ 対応すべき納期を入力した上で[PCで作業する]リストへ移動
ここで注意したいのは、この場合、必ず「いつ」「誰が」「次に起こすべき行動」を決めておくことです。 例えば、原稿作成のタスクには「〇〇にインタビュー」「〇〇に発注」などの具体的な行動があるはずです。
「13:請求書送付:T社宛」 ⇒ 「外出して作業する」リストへ移動
「3:引っ越し後の飼い犬の住所変更・犬鑑札の手続き」 「4:○○君との飲み会セッティング」 ⇒ 来週以降の対応でも大きな問題はないので、[近いうちにやる]リストへ移動
「15:Webサイトのデータ移行作業ディレクション」 ⇒ 複数のタスクが関連してくるため、[プロジェクト]リストへ移動
「16:Webサイトの○○への取材依頼」 ⇒ 来月ごろに着手できればと考えていたので、ひとまず[いつかやる]リストへ移動
このようなやり方を実践すると、ひとまず抱えているタスクを整理できます。 これだけでも、「アレもコレもやらないと。ソレはどうなっていたっけ……」という状況を見える化できるため、脳内をスッキリさせることができます。
またツールとして「Jooto」を利用すると、「外出して作業する」タスクが複数ある時には、「市役所で処理できるタスク」「郵便局に行く必要があるタスク」といった具合に、把握しやすくなるので無駄を減らすことができそうです。

[今日やる]タスクを「選択する」

午前中に連絡が必要な[メール/電話する]リストのタスクを片付けてから、郵便局に行ってタスク「13:請求書送付:T社宛」を済ませ、午後から集中して「5:原稿作成:P社○○○○」「6:原稿作成:P社△△△△」の対応をしようと予定を立ててみました。
このようにタスクを洗い出し、整理し優先順位を付けて「今日やる」タスクを明確にします。
そして「今日やる」こと以外はいったん忘れ、頭の中をリフレッシュさせてから「今日やる」タスクに集中する。 そうすることで作業効率を上げられるのが、GTDの利点だと言えるでしょう。

GTDでクリエイティブな価値をビジネスに実装しよう

いかがだったでしょうか?
GTDはタスクの完了のみならず、いかに頭をクリエイティブな活動に使うか、いかに業務の創造生産性を上げるかということに焦点を当てています。 Withコロナ・Afterコロナに人類に求められる生産性とは、正しく「創造生産性」であり、「創り出す価値」をいかに最大化させるかを考えねばならない時と言えます。
GTDを実行することで、業務効率化・生産性向上はもちろんのこと、一般的なタスク管理では難しい、創造生産性の向上も目指せるはずです。 GTDのinboxツールには、ぜひJootoをご利用ください。