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NotionはNotionをどう使っているか

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作成日
2022/01/13
ひと言メモ
Notion本社がNotionをどう使っているかの紹介

この仕組みを利用することで、話し合いの内容を理解するためにわざわざ会議に参加する必要は無くなりました。例えば、マーケティングチームはプロダクトのセールスポイントを予め確認し、マーケティング計画を立案するために開発チームの会議メモは常にチェックしています。
密室で行われた打合せも、チーム全体で共有されることでみんなが情報を利用できます。
Notionチームには部門同士で共有される作業スペースがある一方で、各チーム専用のページもあります。
この専用ページは、チームの生産性はグッと高めるのに役立ちます。計画を整理し、ドキュメントを保管し、プロジェクトのモニタリングを行う、という一連の流れで効率的な作業場所が出来上がります。 例えばNotionのマーケティングチームには、編集カレンダーが実装されています。営業チームにはCRMツールが入ってます。あなたのチームのWikiにも導入してみましょう。
これらのページもすべてのチームがアクセスできるため、別のチームのページにアクセスして、必要なデータを取得したり、チームの取り組みについて把握したりすることが簡単にできます。
このような情報共有がないと、作業が遅くなったり、チーム独自のツールや会議で互いに連携が取れなくなるリスクが出てきてしまいます。
最新のNotionロゴが欲しいと思ったとき、用意してたの?ってくらい簡単に入手することが出来ました。(Brittany/Notion営業チーム)
別のチームから何かを提供してもらうには、まず問い合わせる必要があるでしょう。逆に問合せを受けた人は、何が欲しいのか情報を掘り下げる必要があります。ですが、情報が散在してしまっているので、要領を得ず仕事が進まないケースが多々あります。
あらゆる情報を網羅した開発チームのプロジェクトロードマップ
製品&開発ページには、画期的なドキュメント一式を格納しています。新入社員向けの研修システムから社内インフラ・プラットフォームへのリンクまで、あらゆる要素を以下にご紹介します。
チームの他のメンバーがこの情報にアクセスする必要がある場合は、ヘッダーと列を駆使することで、分かりやすく整理こともできます。
またチームのプロジェクト委員会は、将来的にプロダクトに影響を与えうるプロジェクトがあれば社内全体の各所にアサインするためのページを持っています。
ページに配置されたこれらのカードには、特定のプロジェクトに関する情報が含まれています。 また、これらはタスクボードにリンクされているため、プロジェクトに関連するすべてのタスクまで辿ることができます。 ワークフローは開始から実装まで見える化できているため、一貫して追跡可能です。
重要タスクを明確に出来るマーケティングチームのページ
マーケティング計画、ブランド資産、アイディアやインスピレーションはすべて、マーケティングチームのホームページに掲載されています。他のチームと同様に、すべてのドキュメントは1か所に集められ、整理されているため、手軽にアクセスできます。
Notionのマーケティングチームは、複数のプロジェクトに掛け持ちで参加していことが多いです。そのため、影響度が高いタスク、重要なタスクを見極めることはとても重要です。
しかし複数のプロジェクトに並行して取り組んでいると、それぞれの案件でやるべきタスクがあるため、順序付けられず混乱したり、タスクの取りこぼしが発生したりすることがしばしばあります。こういったプロジェクトタスクの考慮漏れが起きないように、マーケティングチームは独自のフィルターを使って全社タスクボードをチェックします。
これらのページはマーケティングチームのワークスペースに存在しますが、いずれも同じ全社タスクボードからタグを使ってフィルターされたビューです。イラストとペアのランディングページをタスクをこなしていく、といった感じで優先度の高いタスクから取り組むことが出来ます。
そして、タスクが更新されると全社タスクボードにも反映される為、他の部署の人間も確認することが出来ます。
ビューにフィルターをかけることによって、重要なタスクに取り組むことが出来ます。
営業チームとカスタマーサクセスチームは協力して作業します。ユーザーがどこに課題感を持っているか?どうすればその課題を解決できるか?どうすればお客様により良い体験を提供できるか?など、両者はお互いの協力を通じて、その答えを見つけるためのノウハウを構築しています。
例えばVivekがNotionの営業チームに加わったとき、彼は営業ガイド、研修、計画立案などに精通してたので、営業チームとカスタマーサクセスチームの間で共有されるナレッジの拡充に即時に貢献できました。
全社会議メモデータベースには、営業用にフィルタリングされたビューがあります。顧客と連絡をとるたびに、ここにメモを格納します。
過去の通話内容は今後の対応に必要な情報です。営業チームのメンバーが得た知見は、チーム全体で共有されます。
カスタマーサクセスチームに所属するLillieは、このナレッジデータベースからNotionのフォロワーについて学ぶことができます。
彼女はVivekのメモをチェックして、その顧客をAdvocacy Trackingデータベースに追加できます。このデータベースは、Sales&Successワークスペースにもあります。
逆もまた然りで、Vivekが見込み客に共有するための顧客フィードバックが欲しいとき、対象の顧客をデータベースから見つけることができます。
注: 顧客のプライバシー保護の為、記載されている企業名は全て架空の名称です。データベースがどのように機能するかを示すことだけを目的に表示しています。
この情報共有システムは、両方のチームが既存顧客および見込み顧客により良い体験を提供するのに役立ちます。両者の顧客リストは、プロダクトに関わった人々の経験がつまった生きたコレクションです。
チームメンバー間で更新や共有できるリストがないと、人々が今この瞬間プロダクトをどのように使い、どのように体験したかが見えなくなるというリスクがあります。
Notionのコミュニティサポートチームは、顧客と会社の架け橋として機能します。彼らは週に何千ものメッセージに応答し、Notionユーザーからのあらゆる質問に答えています。
このリストは、何万ものメモからなってます。良いコメントも悪いコメントもすべて保存してあるので、見返して今後の為に活用できます。こういったデータベースがないと、せっかくのフィードバックが残らないリスクが出てきます。
同じプロジェクトで作業したり、ランチを一緒にしたりするうちに、同僚のことを知ることができますが、それと同じ、いやそれ以上にNotionのチームディレクトリを活用することで、プロダクトの背景にいる人々の情報を得ることが出来ます。
このディレクトリは仕事とプライベートの両方の情報を載せています。まさに仕事も遊びも楽しむNotionチームの為のページです。業務向けのコンテンツとしては、私たちのオフィス文化ガイドライン、PTOを要求するためのガイド、Wi-Fiのパスワードなどが含まれています。
業務外のコンテンツだと、タピオカティーの注文書、チームイベント情報、おすすめ本リストなどあります。業務外の交流を通じて、お互いより深いつながりを築くことが出来ます。「今やってるプロジェクトだけど・・・」なんて話ばかりでは深いつながりは生まれないということです。
こちらで紹介しているのはNotionディレクトリです。ここに全メンバーの所属チーム、在籍期間、誕生星座のようなものまであります。
メンバー全員、「ライフストーリー」と呼ばれるプレゼンテーションを行います。これまでの自分の歩みについて、みんなに伝えるわけです。プレゼンを通じて、その人の、仕事ときには見えてこない一面を知ることで、お互いの親睦がより深まります。そしてプレゼンの後はQ&Aの時間をとるのですが、これも非常に盛り上がります。