『Notion』でダッシュボードとプロジェクト管理システムをつくってみた【今日のライフハックツール】 | ライフハッカー[日本版]

100人100通りの活用法があるNotion
できることを知れば知るほど、活用の幅はどんどん広がります。
Notion活用術では、これまで基本的な操作方法データベースの各機能について解説してきました。
第4回目となる今回は、前回までの内容と、そこでは説明しきれなかった内容をふまえて、より実用に近いページをつくってみます。
Notionの活用が適している、ダッシュボード、そしてプロジェクト管理システムのシンプルバージョンをつくりながら、Notionでできることを紹介します。
目次

ダッシュボードの作成

Screenshot: 山田洋路 via Notion
Notionは、ページ内にページやデータベースを作成/表示したり、別のページへのリンクが貼れたりと、カスタマイズの自由度が高いことから、情報を集約するページとして利用する人も多いです。
本記事でも、まずはNotionの作成済みページ名を一覧できるダッシュボードをつくってみます。
【ダッシュボード作成のポイント】
・ページへのリンクの作成は「Link to page(ページへのリンク)」から。
・リンクドデータベース(「Create linked database(Linkedデータベースの作成)」)も活用できる。
・目次の作成は「Table of contents(コンテンツのテーブル)」から。
・パンくずの作成は「Breadcrumb(パンくず) 」から。
・Notionの埋め込みに対応したウィジェットもある。
Screenshot: 山田洋路 via Notion
作成済みページの視認性を高めておくことは、ページ数が増えるほど重要になってきますよね。
ここでは、パーソナルとビジネスに分けて、ページのリンク集を作成してみました。
スラッシュコマンド→「Link to page」から、まずはパーソナルに属する作成済みページのリンクを表示していきます。
Screenshot: 山田洋路 via Notion
ビジネスに属するページについては、データベースとして案件をまとめたページを作成し、リンクドデータベースのギャラリービューで表示しました。
見せ方については、フィルターやカードサイズで調整可能です。
Screenshot: 山田洋路 via Notion
次に目次パンくずを作成していきます。スラッシュコマンド→「Table of contents」を選択すると、見出しをもとにした階層が表示されるしくみです。
項目が多い時には見出しの種類を整理すれば、目的のページにたどりつきやすくなりますよ。
Screenshot: 山田洋路 via Notion
同じく「Breadcrumb」を選択すると、現在のページ階層を示すパンくずを表示してくれます。
Notionではどんどんと入れ子ページをつくることができるので、パンくずがあると迷いません(今回の例のように階層のトップページでは、本来必要ありません)。
Screenshot: 山田洋路 via Notion
ダッシュボードでは、ポモドーロタイマー天気を表示したい…と考える人もいるかと思いますが、そういった要望はウィジェットを配置することで解決します。
検索エンジンで“Notion ウィジェット”と検索すれば、埋め込み可能なコードや変換サービスが見つかるかと思います。
今回は、Apption.coというサービスを利用しています。
スラッシュコマンド→「Embed(埋め込み)」を選択して、好きな位置に埋め込みましょう。
もちろん地図PDFファイルを埋め込むことも可能です。

Noitonでシステムを作成する時は、使い勝手を意識

Screenshot: 山田洋路 via Notion
ところで、ダッシュボードのビジネス欄では、案件をまとめたページを表示しました。
表示されたカードをクリックすると、各案件の抱えているプロジェクトやその進捗タスクがポップアップで一覧できるようになっています。
Notionでは次々とページ作成ができるため、データベースの連携も自由自在。
これはNotionの良い面でもありますが、一歩間違えればなかなか目的のページにたどり着けず、かえって効率が悪くなってしまうことも。
そうならないためにも、あらかじめどこで、どのようにデータを表示/追加すれば使い勝手が良いかを意識して、システム設計するのがコツです。
もちろん、あとからでも変更できますので、システムのサイズが小さなうちに方針を固めておけば、よりアクセス性/拡張性の高いものになります。
Image: 山田洋路
本記事では、「案件」「プロジェクト」「タスク」の3層設計を採用して、シンプルなプロジェクト管理システムをつくっていきます。

データベースはページのように扱える

案件のポップアップでわかるように、データベースの各データはページのように扱えます。
すなわち、データをクリックして表示されたポップアップでは、テキストの入力からページ内ページの作成リンクドデータベースの作成までができるのです。
【ポップアップからページを作成する手順】
・データベースの項目名をクリックすると立ち上がる、ポップアップ上段に表示されるプロパティ。表示不要のものがあれば「サイコロの6の目」のようなボタンをクリックして「Hide property(プロパティを隠す)」にて非表示にしておく。
・下段ではテキスト入力やスラッシュコマンドから、通常のページ同様に必要項目を作成していく。
Screenshot: 山田洋路 via Notion
今回は、上段データベースのプロパティで、「Hide property」にて非アクティブプロパティ(アクティブでないプロジェクトをフィルタリングするためのもの)を非表示にしました。
Screenshot: 山田洋路 via Notion
下段では、プロジェクトで利用する連絡先やドキュメントへのリンク集をリソースとして配置したほか、各プロジェクトへのリンクと進捗率を表示、その下にはタスク一覧およびミーティングカレンダーを表示しています。
ビューやフィルターを追加して、必要な情報のみ表示させるのもポイントです。
Screenshot: 山田洋路 via Notion
プロジェクトをギャラリービューに変更したので、各プロジェクトのカードをクリックすればさらに詳細が表示でき、ここからカンバン方式でタスクの管理ができるようにしています。

リレーションやロールアップで、データベースを紐づけるポイント

Screenshot: 山田洋路 via Notion
リレーションでデータベースを紐づけておけば、入力が「+」ボタンから行えるようになります。
手入力によるミスがなくなるほか、接続先のデータベースにもデータの更新が反映でき、運用がシンプルになります。
リレーションやロールアップの設定方法については、Notion活用術Vol.3を参照してください。
Screenshot: 山田洋路 via Notion
設定したリレーションがビジュアル的にわかりやすいのもNotionの特徴です。
Screenshot: 山田洋路 via Notion
また、互いのデータベースから必要な情報が確認できるようになります。
たとえば、プロジェクトにメンバーをアサインする時にリレーションを活用すると、プロジェクトデータベース側からだけでなく、メンバーデータベース側からも確認できて、各メンバーがどのプロジェクトに関わっているかが一目瞭然です。
Screenshot: 山田洋路 via Notion
ロールアップでは、リレーションを設定しておいたデータのプロパティを利用して計算できるようになります。
今回は、プロジェクトデータベースでリレーションを設定したタスクデータベースのchkプロパティ(タスクが完了していればチェック)を、プロジェクトの進捗率計算で利用しています。
作成方法については、後ほど紹介します。

データの登録は、テンプレートを使えば効率的に

Screenshot: 山田洋路 via Notion
新規でプロジェクトやタスクを追加する時、フォーマットが使い回せたら便利ですよね。Notionではそれが可能です。
実際にはテンプレートを作成して、これを利用したデータの登録ができます。やり方を見ていきましょう。
【テンプレートの作成/利用手順】
・データベース右上「New」メニューから「+ New template」をクリック。
・わかりやすい名前をつけて、ページ内に必要/不要な項目を、追加/非表示する。
・「New」メニューの、今作成したテンプレートをクリックすれば、同内容のデータが追加できる。
Screenshot: 山田洋路 via Notion
データを新規作成する際は、その種類によって入力項目が異なるかと思います。
例としてミーティングのタスクで、テンプレートをつくってみました。
タスクデータベースの「New」メニュー、「+ New template」をクリックします。
Screenshot: 山田洋路 via Notion
ミーティングタグを付け忘れると、ミーティングカレンダーに表示されない仕様のため、最初からつ付けておきましょう。
また、必要な資料を登録する欄を設けました。
Screenshot: 山田洋路 via Notion
同様に、類似の案件が発生した時には、テンプレートからデータベースを作成することにしました。
これにより、プロジェクトやタスクなどの下の階層についても、設定をごっそり継承してくれるので、1から構築するよりも断然効率的でしょう。

関数で納期までのカウントダウンや、プログレスバーの作成

Screenshot: 山田洋路 via Notion
最後に、よく使いそうな関数の利用例、納期までのカウントダウンプログレスバーについて簡潔に説明します。
関数の作成手順については、Notion活用術Vol.3を参照してください。

納期までのカウントの関数

Screenshot: 山田洋路 via Notion
ステータスプロパティが「Done」になっていないもの、かつ本日から期間プロパティの日付までの日数が5日以下のものについて、警告を表示しています。
Notionでは関数に絵文字がそのまま利用できるのが便利ですね。

プログレスバーの関数

Screenshot: 山田洋路 via Notion
プログレスバーの作成は、前準備としてタスクデータベース上に、chkという関数プロパティを作成し、ステータスが「Done」になっていることでチェックが入るようにしています。
Screenshot: 山田洋路 via Notion
プロジェクトデータベース上の進捗率プロパティでは、ロールアップchkプロパティを参照
チェックが入っているもの(タスクが完了しているもの)についてのパーセンテージを表示しています。
その横のプログレスバープロパティでは、この値(0~1)を利用して、10段階で ▓ と ░ を切り取りバーに反映しています(●や☆といった、ほかの記号や文字でも構いません)。
いかがでしょうか。
Notionではまだまだできることがたくさんありますので、本記事を入口に、みなさんがやりたいことが実現できると嬉しいです。
できることが多すぎるあまり、ついつい凝りすぎてしまう落とし穴もあります。
Notionに使われるのではなく、使いこなして快適性アップを目指しましょう!
これまでのNotion活用術